CIR : quel niveau de détail faut-il pour justifier le temps des chercheurs et techniciens ?
Un pourcentage annuel de temps consacré à la R&D suffit-il pour justifier les dépenses de personnel déclarées au titre du CIR ? Faut-il disposer de feuilles de temps quotidiennes ? Jusqu’où détailler les tâches de chaque chercheur ?
La réglementation n’impose pas de modèle universel de feuille de temps ou un logiciel particulier. En revanche, lorsqu’un chercheur ou un technicien n’est affecté que partiellement aux opérations de R&D, l’entreprise doit pouvoir justifier le temps effectivement consacré à ces opérations, toute détermination forfaitaire étant exclue. La jurisprudence montre que la seule production d’un pourcentage annuel, d’un agenda aux intitulés généraux ou de tableaux dont la méthode de calcul n’est pas expliquée peut s’avérer insuffisante.
L'essentiel à retenir
- Il n’existe pas de format réglementaire unique imposant une feuille de temps quotidienne ou un logiciel spécifique.
- Un pourcentage annuel ou une ventilation forfaitaire non expliquée est particulièrement fragile.
- Le temps déclaré doit pouvoir être relié à un personnel identifié, à une ou plusieurs opérations de R&D et à une contribution concrète.
- Plus un salarié exerce d’autres fonctions (direction, production, activité commerciale ou activité professionnelle extérieure) plus la cohérence du temps R&D déclaré doit pouvoir être démontrée.
- Une reconstitution a posteriori n’est pas nécessairement écartée, mais elle devient difficile à défendre lorsqu’elle ne repose pas sur des sources identifiables et des pièces cohérentes.
Que disent exactement les textes sur le temps des chercheurs valorisé au CIR ?
L’article 244 quater B du code général des impôts prévoit l’éligibilité des dépenses de personnel afférentes aux chercheurs et techniciens de recherche directement et exclusivement affectés aux opérations de recherche.
Pour les personnels qui ne consacrent qu’une partie de leur activité à la R&D, la doctrine administrative précise que les rémunérations sont retenues au prorata du temps réellement et exclusivement passé à la réalisation d’opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue. Le prorata est calculé en rapprochant le nombre d’heures ou de jours consacrés à la recherche du temps total travaillé.
Le Guide du CIR va plus loin dans ses recommandations pratiques. Il souligne qu’il doit exister une adéquation entre le temps déclaré et l’activité décrite et que les entreprises doivent établir le temps réellement passé à la réalisation des opérations de R&D. Dans le dossier justificatif, il est notamment demandé de préciser, pour chaque opération, la fonction du personnel, la description de sa contribution, le temps et le coût déclarés. Le ministère recommande également l’utilisation d’indicateurs quantitatifs, tels que le nombre de tests ou d’essais, lorsque ceux-ci permettent de justifier la cohérence des temps déclarés.
Attention toutefois à la hiérarchie des sources : le Guide du CIR constitue un document d’accompagnement du ministère et ne se substitue ni à la loi, ni aux textes réglementaires, ni à la doctrine fiscale.
Faut-il obligatoirement tenir des feuilles de temps quotidiennes pour le CIR ?
Non. Les textes précités n’imposent pas un outil de suivi unique ni une fréquence réglementaire universelle de saisie.
Une entreprise n’est donc pas nécessairement tenue de disposer d’un logiciel de time tracking ou d’une feuille quotidienne pour chaque chercheur.
Mais cette absence de formalisme ne dispense pas l’entreprise d’apporter une preuve suffisamment précise du temps effectivement consacré aux opérations de R&D.
En pratique, le véritable test consiste à se demander si les documents disponibles permettent raisonnablement de répondre à quatre questions :
Qui est intervenu ? Sur quelle opération de R&D ? Pour quelle contribution scientifique ou technique ? Pendant combien de temps ?
Le MESR indique d’ailleurs que l’entreprise doit justifier précisément, pour chaque personnel et chaque opération de R&D, sa contribution directe à l’acquisition de connaissances scientifiques nouvelles, tout en s’assurant de l’adéquation entre les temps déclarés et les travaux décrits.
Trois niveaux de justification du temps R&D
Niveau | Exemple de documentation | Niveau de risque |
Insuffisant ou très fragile | Pourcentage annuel sans méthode de calcul ; saisie uniforme de 7 heures par jour ; simple liste de projets ; agenda comportant uniquement « réunion », « call » ou « R&D » | Élevé |
Intermédiaire | Temps ventilé par personne et par opération, accompagné d’une description des contributions et d’une méthode explicable, mais avec peu de pièces corroborantes | À apprécier selon les circonstances |
Renforcé | Temps individualisé par personne et opération, contributions concrètes, méthode de calcul traçable, cohérence avec le temps total travaillé et pièces techniques corroborantes | Plus défendable |
L’objectif n’est donc pas de produire artificiellement des centaines de lignes de pointage. Un tableau très détaillé en apparence peut rester insuffisant si personne ne peut expliquer comment les chiffres ont été déterminés. À l’inverse, un faisceau cohérent de documents peut permettre de démontrer la participation effective à la R&D lorsque les tâches, leur contexte et leur durée sont réellement identifiables.
Ce que la jurisprudence considère comme insuffisant
Des temps saisis forfaitairement sans détail des travaux réalisés
Dans une affaire examinée par la CAA de Nantes, une entreprise avait produit des tableaux dans lesquels le temps consacré à la recherche était mentionné forfaitairement, sans détail tâche par tâche. Les feuilles mensuelles d’un chercheur indiquaient notamment sept heures par jour durant 193 jours, sans autre précision.
La Cour a considéré que ces éléments ne permettaient pas de déterminer avec exactitude le coût du temps passé à la recherche.
Ce que le juge a décidé : les justificatifs produits étaient insuffisants dans les circonstances de l’espèce.
Ce que le juge n’a pas décidé : l’arrêt ne crée pas, à lui seul, un modèle universel imposant à toute entreprise une granularité identique pour chaque tâche ou chaque journée.
Des tableaux annuels et des agendas aux intitulés trop généraux
Dans une autre affaire examinée par la CAA de Paris, trois dirigeants ou cadres dirigeants étaient dispensés du système quotidien de time-sheet appliqué aux autres chercheurs. Ils établissaient annuellement un tableau individuel déterminant le pourcentage de leur temps consacré à différentes catégories considérées comme relevant de la R&D.
La CAA de Paris a relevé des incohérences et approximations dans les heures déclarées. Les agendas électroniques ne détaillaient pas la nature des missions pour certaines catégories et comportaient, pour d’autres, des intitulés généraux ou peu explicites relatifs à des réunions, appels téléphoniques ou rendez-vous. La Cour a jugé les justificatifs insuffisants pour démontrer la réalité du temps consacré à la recherche par ces personnes, qui exerçaient également d’autres fonctions dans l’entreprise.
Cette décision apporte toutefois une nuance importante : la Cour précise que la production de nouvelles pièces justificatives au cours de la procédure administrative ou contentieuse ne fait pas obstacle, en elle-même, à leur prise en compte. Ce sont ici les incohérences, les approximations et le manque de détail des pièces produites qui ont conduit au rejet.
Des feuilles de temps mentionnant les dates par projet, mais pas l’origine des données ni la durée effective
Dans une décision du 14 décembre 2023, la CAA de Toulouse a examiné la situation d’une entreprise dont le dirigeant avait déclaré 187 jours consacrés à la R&D tout en exerçant plusieurs activités professionnelles extérieures.
La société avait notamment produit des feuilles de temps indiquant, pour chaque salarié, les dates affectées aux différents projets. Mais ces documents ne précisaient ni l’origine des informations ni la durée effective de travail. La Cour a considéré que ces éléments ne permettaient pas, sans justificatif complémentaire, de démontrer la réalité et le détail du temps effectivement consacré par le dirigeant aux activités de recherche.
L’enseignement est particulièrement important pour les dirigeants, fondateurs et personnes exerçant plusieurs activités : l’entreprise doit pouvoir expliquer la compatibilité entre le volume de temps R&D déclaré et les autres fonctions exercées.
Une reconstitution fondée sur les données d’une autre année
Une décision de la CAA de Douai illustre un autre risque. Une entreprise avait bien réalisé des opérations de recherche en 2009, mais n’avait comptabilisé le nombre d’heures de travail de chaque salarié au cours des premiers essais.
L’entreprise a ensuite établi des tableaux en s’inspirant des données relatives aux essais conduits l’année suivante. La CAA de Douai les a écartés car aucun autre élément ne permettait d’établir que les travaux de 2009 et de 2010 avaient été menés dans des conditions suffisamment similaires pour justifier cette transposition.
La portée de cette décision doit être précisément comprise : elle ne signifie pas que toute documentation constituée a posteriori sera nécessairement rejetée. Elle montre en revanche la fragilité d’une reconstitution qui ne repose pas sur des données propres à l’année concernée et qui n’est pas corroborée par d’autres éléments.
Une documentation peut-elle être admise sans feuilles de temps parfaites ?
Oui, selon les circonstances.
Une autre décision est particulièrement éclairante. Dans cette affaire, l’entreprise n’avait pas établi de feuilles de temps pour son personnel. À la suite d’une expertise ordonnée par la Cour, l’expert a examiné la participation du gérant aux travaux de R&D en s’appuyant sur le nombre de jours travaillés, les jours déclarés sur le projet et des éléments de preuve permettant de confirmer concrètement cette participation.
Il a retenu certaines journées consacrées au développement ainsi que des réunions pour lesquelles des éléments permettaient d’établir que l’objet principal concernait effectivement le projet de R&D. La Cour a finalement admis 100 jours en 2006 et 83 jours en 2007, soit respectivement 42,55 % et 35,32 % du temps de travail du gérant.
Cette décision ne signifie évidemment pas qu’une entreprise peut se dispenser de suivi du temps. Elle démontre en revanche que la force probante résulte de l’ensemble des éléments disponibles et de leur capacité à établir concrètement la participation effective et le quantum de temps consacré à la R&D.
Quelles informations faut-il conserver ?
Pour renforcer la justification des dépenses de personnel, Optimal Gestion recommande de pouvoir documenter, pour chaque personne valorisée :
- L’identité et la qualification du personnel, son rôle dans les travaux et, lorsque cela est pertinent, son rattachement aux chercheurs ou responsables scientifiques.
- L’opération ou les opérations de R&D concernées, qui doivent être distinguées des simples projets commerciaux ou industriels lorsqu’ils comprennent également des activités non éligibles.
- La contribution scientifique ou technique effective, décrite de manière suffisamment concrète : conception d’un protocole, formulation d’une hypothèse, développement expérimental, préparation ou réalisation d’essais, analyse des résultats, traitement des anomalies expérimentales ou autres tâches directement liées à l’opération de R&D.
- Le volume de temps réellement consacré aux travaux, selon une méthodologie que l’entreprise est capable d’expliquer et de reproduire.
- Des éléments de cohérence et, lorsque nécessaire, des pièces corroborantes : comptes rendus techniques, cahiers de laboratoire, résultats d’essais, protocoles, rapports, livrables intermédiaires, historiques de versions, comptes rendus de réunions techniques ou autres documents contemporains des travaux.
Il ne s’agit pas d’une liste réglementaire de pièces obligatoires. Le niveau de documentation doit être adapté à la situation de l’entreprise, à la nature de ses travaux et au profil des personnes concernées.
Les dirigeants et personnels aux fonctions mixtes nécessitent une vigilance renforcée
Les dirigeants peuvent être valorisés au CIR lorsqu’ils participent effectivement et personnellement aux opérations de recherche, sous réserve du respect des autres conditions applicables. Le Guide CIR rappelle toutefois que seule la part de rémunération ayant trait à l’activité de recherche peut être retenue, à l’exclusion de celle correspondant aux fonctions de direction.
En pratique, le risque probatoire augmente lorsqu’une personne exerce simultanément plusieurs fonctions : direction générale, management, activité commerciale, production, conseil ou activité professionnelle extérieure. Les décisions précitées de la CAA de Paris et de la CAA de Toulouse montrent que, dans de telles situations, une simple qualification de « chercheur », une décision fixant une rémunération ou des bulletins de paie ne suffisent pas nécessairement à établir la réalité et la durée de l’implication dans les travaux de R&D.
Peut-on reconstituer les temps R&D a posteriori ?
Aucune règle générale ne permet d’affirmer que toute reconstitution a posteriori est automatiquement irrecevable. La CAA de Paris a expressément admis que des pièces nouvelles produites au cours d’une procédure pouvaient être prises en considération.
En revanche, plus une reconstitution est tardive, globale ou détachée de sources vérifiables, plus sa force probante peut être faible. La décision précitée de la CAA de Douai montre notamment les limites d’une reconstruction réalisée par analogie avec les données d’une année différente, sans autres éléments corroborants.
Notre recommandation pratique reste donc claire : documenter les temps et les contributions au fur et à mesure des travaux constitue la solution la plus robuste, non parce qu’une feuille quotidienne serait systématiquement imposée par la réglementation, mais parce qu’un suivi contemporain réduit les risques d’incohérences et facilite la démonstration de la réalité des dépenses.
Ce que cela change concrètement pour les entreprises
Une entreprise ne devrait pas se contenter de demander, en fin d’année, à chaque chercheur d’estimer globalement qu’il a consacré « 60 % » ou « 80 % » de son activité à la R&D.
Le niveau de justification doit permettre de comprendre comment ce pourcentage ou ce nombre d’heures a été déterminé et de vérifier sa cohérence avec :
- Les opérations de R&D réellement menées ;
- Les contributions de la personne concernée ;
- Les autres activités exercées ;
- Les pièces techniques disponibles ;
- Le volume total de temps travaillé.
L’objectif n’est donc pas la production d’un volume maximal de documents. Un tableau complexe mais inexpliqué peut être moins probant qu’une documentation plus simple, cohérente, traçable et corroborée par les travaux effectivement réalisés.
Conclusion
Il n’existe pas un seuil réglementaire universel de précision permettant d’affirmer qu’une feuille de temps comprenant un certain nombre de lignes, une granularité quotidienne ou un type particulier de logiciel suffit automatiquement à sécuriser les dépenses de personnel déclarées au CIR.
En revanche, les textes, le Guide CIR et la jurisprudence convergent vers un standard clair : l’entreprise doit pouvoir établir la réalité du temps effectivement consacré aux opérations de R&D et démontrer la cohérence entre le volume déclaré, la contribution du personnel et les travaux décrits.
Plus le suivi est individualisé, rattaché à des opérations identifiées, fondé sur une méthode explicable et corroborée par des éléments techniques, plus il est défendable. À l’inverse, les pourcentages forfaitaires, les ventilations inexpliquées, les intitulés génériques ou les reconstructions déconnectées des travaux effectivement réalisés exposent davantage l’entreprise à une remise en cause.
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